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Warum das Thema der Lizenzmodelle wieder an Brisanz gewinnt
Kaum ein Thema sorgt in der SAP-Welt derzeit für so viel Unsicherheit wie das Lizenzmanagement. Zwischen komplexen Nutzungsmodellen, neuen Cloud-Verträgen und wachsenden Audit-Anforderungen geraten viele Unternehmen in ein Spannungsfeld aus Compliance-Risiken, unklaren Nutzungsrechten und steigenden Kosten.
In den letzten Jahren haben sich die Lizenzmodelle von SAP deutlich verändert. Mit der Cloud-Migration und den neuen Subskriptionsmodellen hat sich nicht nur die Art der Lizenzierung, sondern auch die Verantwortung verschoben: Weg von klaren Named-User-Strukturen hin zu dynamischen Nutzungsumfängen, die laufend überprüft werden müssen.
Parallel dazu hat SAP die Audit-Aktivitäten intensiviert, vor allem im Zuge der SAP S/4HANA-Umstellung. Unternehmen, die sich in der Transformation befinden oder hybride Systeme betreiben (On-Premises und Cloud), sind besonders betroffen. Hier ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten: Welche User greifen tatsächlich auf welche Systeme zu? Welche indirekten Nutzungen entstehen durch Schnittstellen, Bots oder externe Anwendungen?
Die unterschätzte Komplexität des Lizenzdschungels
Viele Unternehmen nutzen heute eine gewachsene SAP-Landschaft, in der verschiedene Module, Eigenentwicklungen und Integrationen nebeneinander existieren. Über Jahre hinweg wurden neue Lizenzen zugekauft, häufig projektgetrieben, selten strategisch. Das Ergebnis: ein unklares Lizenzinventar, das nur mit hohem Aufwand sauber analysiert werden kann.
Besonders kritisch ist dabei der Punkt „indirekte Nutzung“: Wenn Drittanwendungen (z. B. CRM-, BI- oder MES-Systeme) auf SAP-Daten zugreifen, kann daraus schnell eine zusätzliche Lizenzpflicht entstehen. Diese Regelung hat in der Vergangenheit bereits zu teuren Nachforderungen geführt und ist bis heute ein Graubereich, in dem SAP bei Audits genau hinsieht.
Auch die Überlizenzierung ist ein stiller Kostenfresser. Viele Unternehmen zahlen für Lizenzen, die sie nicht nutzen. Dies geschieht oft durch:
- Falsche Lizenzzuordnung: Führungskräfte erhalten teure Professional-Lizenzen, obwohl sie das System nur selten nutzen.
- Unnötige Doppelungen: Inaktive oder doppelt angelegte Benutzerkonten verursachen zusätzliche Kosten.
- Shelfware: Unbenutzte Lizenzen, die dennoch Wartungsgebühren verursachen.
Eine Studie von Pathlock zeigt, dass Unternehmen durch die Optimierung ihrer SAP-Lizenzen Einsparungen von bis zu 50–90 % pro falsch klassifizierter Lizenz erzielen können.
Die Kostenfalle Cloud
Mit RISE with SAP und SAP S/4HANA Cloud hat sich die Kostenstruktur verschoben. Statt klassischer Einmallizenzen wird nach Nutzungsumfang und Leistungskennzahlen abgerechnet, beispielsweise nach FUEs (Full Usage Equivalents). Was zunächst Flexibilität verspricht, kann in der Praxis schnell teuer werden, wenn Nutzung und Vertragsgestaltung nicht genau überwacht werden.
Viele Unternehmen unterschätzen zudem, dass sie auch in der Cloud weiterhin Compliance-Pflichten haben: Nur weil SAP die Infrastruktur betreibt, bedeutet das nicht, dass der Kunde automatisch lizenzkonform ist.
Besonders heikel: Der Übergang von On-Premises- zu Cloud-Lizenzen ist oft kein „1:1-Tausch“. Funktionen, die früher Teil eines Pakets waren, werden heute separat lizenziert. Wer hier nicht genau hinschaut, riskiert Mehrkosten und doppelte Zahlungen.
Ein paar Basics zum Full Use Equivalent (FUE)
FUE ist ein SAP-Lizenzmodell, das speziell für Cloud- und Subskriptionsverträge entwickelt wurde. Es geht darum, unterschiedliche Lizenztypen und Nutzungsarten in eine einheitliche Kennzahl zu übersetzen, um die Lizenzkosten fair und nachvollziehbar zu berechnen.
- Ziel: Verschiedene User-Typen (Professional, Limited, Employee, Indirect Access) vergleichbar machen.
- Grundidee: Jede Lizenz wird auf eine standardisierte Einheit normiert – den FUE. Ein FUE entspricht der Nutzung durch einen Vollzeit-Professional-User. Alles andere wird prozentual umgerechnet.
So funktioniert die Umrechnung des FUEs
SAP weist jedem User-Typ einen FUE-Faktor zu. Beispiele (vereinfacht):
| User-Typ | FUE-Faktor | Erklärung |
|---|---|---|
Beispielrechnung:
- 10 Professional Users → 10 FUE
- 50 Employee Users → 50 × 0.2 = 10 FUE
- 20 Limited Users → 20 × 0.6 = 12 FUE
- Gesamt FUE = 32
Auf dieser Grundlage berechnet SAP dann die Lizenzgebühren.
Warum FUEs wichtig sind
- Transparenz: Früher musste man hunderte User-IDs klassifizieren und vergleichen. FUE liefert eine einheitliche Kennzahl.
- Kostensteuerung: Überlizenzierung wird sichtbar. Wenn z. B. viele Employee-User als Professional-Lizenzen laufen, zahlt man unnötig mehr.
- Cloud-Verträge: Bei RISE und S/4HANA Cloud Public Edition ist der FUE-Faktor die zentrale Größe für die Preisberechnung.
- Audit-Sicherheit: SAP prüft in Audits den korrekten FUE-Wert, nicht jede einzelne User-ID. Wer hier falsch klassifiziert, riskiert Nachzahlungen.
Tipps für den Umgang mit FUEs
- Regelmäßig prüfen: User-Typen ändern sich häufig, z. B. nach Projekten oder Rollenwechseln.
- Indirect Access genau kalkulieren: Dokumenten- oder Transaktionsaufkommen kann FUE stark erhöhen.
- KI oder Tools einsetzen: Moderne License Management-Systeme berechnen automatisch FUE-Werte und schlagen Optimierungen vor.
- Verträge verstehen: Bei Cloud- und RISE-Verträgen immer den FUE-Basispreis kennen und mögliche Staffeln berücksichtigen.
Zwischen Kontrolle und Vertrauen: Der Umgang mit Audits
SAP hat das Recht, regelmäßig Lizenz-Audits durchzuführen und nutzt dieses Instrument zunehmend aktiv. Für Unternehmen ist das oft eine Stresssituation: Unklare Daten, fehlende Transparenz und interne Silos erschweren eine schnelle Reaktion.
Die wichtigste Grundlage für ein souveränes Audit ist ein sauberes Lizenzinventar:
- Welche User sind aktiv und welchem Typ zugeordnet?
- Welche Systeme werden tatsächlich genutzt?
- Gibt es redundante oder ungenutzte Accounts?
- Welche technischen Schnittstellen erzeugen indirekte Nutzung?
Ein klarer Vorteil entsteht, wenn Unternehmen eigene Monitoring-Tools oder spezialisierte Lösungen für SAP License Management einsetzen. Diese liefern nicht nur aktuelle Auswertungen, sondern ermöglichen auch Simulationen, etwa um Lizenzszenarien vor Vertragsverhandlungen mit SAP durchzuspielen.
KI als Gamechanger im Lizenzmanagement
Mit dem Aufkommen von Künstlicher Intelligenz eröffnet sich ein neues Kapitel. KI-gestützte License-Management-Systeme können Muster im Nutzerverhalten erkennen, automatische Anomalien aufdecken und Empfehlungen für die optimale Lizenzverteilung geben.
Ein Beispiel: Durch die Analyse historischer Transaktionsdaten lässt sich erkennen, welche User tatsächlich welche Funktionen benötigen und wo teure Professional-Lizenzen durch günstigere User-Typen ersetzt werden können.
Darüber hinaus kann KI helfen, Schattennutzung in hybriden Umgebungen aufzudecken oder ungenutzte Lizenzen zu identifizieren, bevor sie Kosten verursachen.
Langfristig wird KI sogar bei Vertragsverhandlungen eine Rolle spielen: Sie kann Simulationen über künftige Nutzungsszenarien erstellen und so fundierte Entscheidungsgrundlagen liefern.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Wer seine SAP-Lizenzen wieder in den Griff bekommen will, sollte strategisch vorgehen. Wichtige Schritte sind:
- Bestandsaufnahme und Transparenz schaffen
Alle Systeme, User und Nutzungsszenarien erfassen – am besten automatisiert. - Regelmäßige interne Audits durchführen
Nicht erst reagieren, wenn SAP prüft. Frühzeitig eigene Schwachstellen erkennen. - Verträge und Berechtigungen abgleichen
Prüfen, ob Lizenzzuweisungen mit tatsächlicher Nutzung übereinstimmen. - Schnittstellen prüfen
Insbesondere bei Non-SAP-Systemen sicherstellen, dass keine unlizenzierte Nutzung entsteht. - KI-gestützte Tools einsetzen
Moderne License-Management-Lösungen analysieren in Echtzeit und liefern Optimierungsvorschläge.
- Lizenzstrategie definieren
Langfristig planen, wie RISE-, Cloud- und On-Premises-Modelle kombiniert werden sollen. - Regelmäßiges Monitoring
Nutzen Sie SAP-Tools wie USMM, LAW und SLAW, um die Lizenznutzung zu überwachen. - Lizenzklassifizierung optimieren
Überprüfen Sie, ob die zugewiesenen Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. - Indirekte Nutzung analysieren
Identifizieren Sie Anwendungen, die SAP-Daten nutzen, und stellen Sie sicher, dass entsprechende Lizenzen vorliegen.
Gemeinsam schaffen wir ein effizientes SAP-Lizenzmanagement
Die Verwaltung von SAP-Lizenzen erfordert heute weit mehr als nur grundlegendes Wissen über Vertragsmodelle und Nutzerverwaltung. Zwischen komplexer Compliance, immer neuen SAP-Regelungen und dem ständigen Kostendruck ist ein strategisches, vorausschauendes Lizenzmanagement unverzichtbar geworden.
Genau hier setzen wir mit unserer Expertise an:
Wir unterstützen Unternehmen dabei, Transparenz in ihren Lizenzbestand zu bringen, individuelle Einsparpotenziale zu identifizieren und Compliance-Risiken konsequent zu minimieren. Mit fundierter Beratung, praxiserprobten Tools und einem ganzheitlichen Blick auf Ihre SAP-Systemlandschaft sorgen wir dafür, dass Sie Ihre SAP-Lizenzen nachhaltig im Griff behalten. Sprechen Sie uns gerne für eine individuelle Beratung an.
