Ziel: Zentrale SAP S/4HANA-Landschaft für über 80 Einrichtungen
Die über 80 Einrichtungen und Dienste der KJF Augsburg werden über eine zentrale Verwaltung unterhalten. Für diese zentrale Verwaltung bauten wir eine integrierte SAP S/4HANA-Landschaft auf. Darüber hinaus bildeten wir Mitarbeitende in der zentralen IT aus, um eigene Aufgaben im Rahmen der Systemadministration zu übernehmen und den SAP-Systembetrieb eigenständig sicherzustellen.
Von der Infrastrukturplanung bis zum gemeinsamen Systembetrieb
Am Anfang des SAP S/4HANA Einführungsprojektes haben wir gemeinsam mit der KJF Augsburg die Planung der Infrastruktur für das bereits bestehende Rechenzentrum auf einer zu erweiternden Hardware-Infrastruktur durchgeführt. Nach der Installation und der initialen Konfiguration begleiteten wir das SAP S/4HANA Einführungsprojekt durch eine fortlaufende Erweiterung des Customizings. Außerdem setzten wir die im Zuge der Einführung auftretenden zusätzlichen Anforderungen an den Basisbetrieb um.
Parallel zum SAP S/4HANA Einführungsprojekt haben wir vor Ort in der Augsburger Zentrale das IT-Team in grundlegenden SAP-Themen und einen Mitarbeiter tiefergehend ausgebildet. Gemeinsam betreiben wir die SAP-Landschaft seit der Überführung in den Systembetrieb. So können Anforderungen und gegebenenfalls Störungen schnell vor Ort umgesetzt werden. Darüber hinaus stehen wir der KJF Augsburg für alle weiteren Aufgaben von Beginn an als Partner zur Verfügung. Dabei reichen unsere Aufgaben von der Sicherstellung des Systembetriebs durch Performance-Überprüfung, internen Audits, der IT-Sicherheit und den großen und kleinen Wartungen der Systeme, über das Monitoring bis hin zur Urlaubsvertretung vor Ort.
Besonderheit: Erstes ERP-System und IT neben dem Tagesgeschäft
Mit der Einführung von SAP S/4HANA hat die KJF Augsburg ihr erstes zentrales und integriertes ERP-System erhalten. Zuvor waren verschiedene Insellösungen im Einsatz. Diese wurden sukzessive ersetzt. Auch die Endanwender:innen verfügten zuvor über keine SAP-Erfahrung. Gemeinsam mit einem weiteren Implementierungspartner wurde im Rahmen der Projektumsetzung auch hier das notwendige Wissen aufgebaut.
Die vielen Einrichtungen der KJF Augsburg werden über eine gemeinsame Verwaltung mit IT-Dienstleistungen versorgt und sind an ein internes Netzwerk angebunden. Darüber hinaus sind sie aber auch dezentral organisiert und lokalisiert. Dadurch treten teilweise individuelle Anforderungen auf. Zudem werden IT-Themen auch von Mitarbeitenden neben ihren eigentlichen Hauptaufgaben erledigt.
Bei der Umsetzung haben wir auf die Anforderungen verschiedener Gruppen von Mitarbeitenden und auf die Benutzbarkeit der SAP-Systeme entsprechend Rücksicht genommen. Die Mitarbeitenden der zentralen IT-Abteilung nehmen hier neben anderen Anwender:innen die Key-User-Rolle ein. So ist eine effiziente Bearbeitung der Anliegen von Nutzer:innen im Regelbetrieb im Remote-Betrieb möglich.
Über die KJF Augsburg
Die 1911 gegründete Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e. V. (KJF Augsburg) ist einer der größten Anbieter für Gesundheits-, Sozial- und Bildungsdienstleistungen in Bayern. In über 80 Einrichtungen und Diensten in Schwaben und dem angrenzenden Oberbayern betreuen und unterstützen die rund 4.800 Mitarbeitenden des Sozialunternehmens jährlich etwa 150.000 Kinder, Jugendliche und Familien.
